Zentrale Plandatenbank – eine Version der Wahrheit

Viele Controlling-Teams kämpfen täglich mit demselben Problem: Dutzende Excel-Dateien kursieren per E-Mail, jede Abteilung pflegt ihre eigene Version, und am Ende weiß niemand, welche Datei tatsächlich aktuell ist. QuantaPlan löst dieses Problem grundlegend. Alle Plandaten – Budget, Forecast, Szenarien, Vorjahreszahlen – leben in einer einzigen, browserbasierten Datenbank, auf die alle Beteiligten zugreifen.

Ihre Vorteile

• Ein wahrer Stand: Alle Nutzer sehen dieselben Daten zur selben Zeit – Versionschaos gehört der Vergangenheit an.
• Aktueller Stand in Echtzeit: Wer den Plan ansieht, sieht gespeicherte Änderungen sofort – ohne Seitenreload, ohne manuelles Zusammenführen, ohne Dateiaustausch. Wer selbst gerade editiert, wird auf neue Fremdänderungen hingewiesen und übernimmt sie per Klick.
• Zugriffssteuerung: Definieren Sie, wer welche Kostenstellen und Bereiche sehen und bearbeiten darf.

So funktioniert es

QuantaPlan ist eine vollständig browserbasierte Anwendung – keine Installation, kein lokales Speichern, kein Datei-Attachment. Sobald ein Controller eine Zahl eingibt oder einen Forecast aktualisiert, schreibt das System die Änderung sofort in die zentrale Datenbank. Alle, die denselben Plan ansehen, sehen die gespeicherte Änderung automatisch ohne Seitenreload – geänderte Zellen werden kurz hervorgehoben. Wer selbst gerade editiert, wird auf die neuen Fremdänderungen hingewiesen und übernimmt sie per Klick, damit laufende Eingaben nicht überschrieben werden. So arbeiten alle stets gegen dieselbe Datenbasis, nie gegen eine lokale Kopie.

Die Datenbankstruktur spiegelt Ihre Unternehmenshierarchie ab: Organisationseinheiten, Kostenstellen, Konten und Planungsperioden sind fest miteinander verknüpft. Verdichtungen und Summen berechnet das System automatisch – Sie müssen keine Formeln pflegen und keine Verweise manuell aktualisieren.

Der Zugriff wird rollenbasiert gesteuert. Der CFO sieht das konsolidierte Gesamtbild, der Abteilungsleiter nur seinen Bereich, der Werkscontroller nur seine Kostenstellen. Diese Trennung ist technisch durchgesetzt – kein versehentlicher Zugriff auf fremde Daten.

Typischer Anwendungsfall

Der Head of Controlling eines mittelständischen Fertigungsunternehmens mit vier Werken bereitet die Jahresplanung vor. Bislang hat er Excel-Templates an vier Werkscontroller verschickt, die ausgefüllten Dateien eingesammelt, manuell konsolidiert und dabei regelmäßig Inkonsistenzen korrigiert – ein Prozess, der zwei Wochen in Anspruch nimmt.

Mit QuantaPlan öffnet jeder Werkscontroller direkt seinen Bereich im Browser und gibt die Planzahlen ein. Der Head of Controlling lädt die Gesamtübersicht im Browser und sieht den konsolidierten Stand aller vier Werke – immer aktuell, weil alle gegen dieselbe Datenbank schreiben. Die Konsolidierung geschieht automatisch. Die Planungsrunde verkürzt sich von zwei Wochen auf drei Tage – und das Ergebnis ist belastbar, weil es nur eine Version der Wahrheit gibt.