Forecast-Ist-Integration – Realität trifft Planung

Ein Forecast, der die tatsächlichen Zahlen der abgelaufenen Monate nicht enthält, ist eine Illusion. In der Praxis bedeutet das oft: Ist-Zahlen aus dem ERP exportieren, in die Planungsdatei kopieren, Formeln anpassen, Inkonsistenzen korrigieren – und das jeden Monat aufs Neue. QuantaPlan strukturiert diesen Prozess: Sie laden die Ist-Daten per CSV hoch, und ein Cutover-Monat an der Forecast-Planversion legt fest, ab welchem Monat geplant statt berichtet wird. Die abgelaufenen Monate zeigen daraufhin Ist-Werte, die kommenden bleiben editierbar.

Ihre Vorteile

• Kein Copy-Paste-Chaos: Ist-Daten als CSV hochladen – QuantaPlan ordnet die Spalten per Mapping zu und übernimmt die Werte strukturiert.
• Eine durchgehende Jahresreihe: Vergangene Ist-Werte und kommende Forecast-Werte stehen nebeneinander in einer Ansicht, ohne zweite Datei und ohne Verknüpfungsformeln.
• Keine Schattenrechnung: Was Sie sehen, sind gespeicherte Werte derselben Datenbasis – keine separate Hochrechnung, die auseinanderlaufen kann.
• Belastbare Jahresendschätzung: Die abgelaufenen Monate stehen fest, die kommenden passen Sie gezielt an – die Jahressumme beruht auf echten Zahlen, nicht auf Annahmen.

So funktioniert es

1. Forecast-Planversion mit Cutover-Monat. Ein Administrator legt unter Admin → Planversionen eine Planversion vom Typ Forecast an und trägt Forecast-Jahr und Cutover-Monat ein. Der Cutover ist der erste Monat, der noch geplant wird: Steht dort 4, gelten Januar bis März als Ist-Monate und sind schreibgeschützt, ab April sind die Zellen editierbar. Ein rollierender Forecast entsteht, indem Sie den Cutover Monat für Monat weitersetzen.

2. Ist-Daten importieren. Die Ist-Werte gelangen als CSV in die Ist-Planversion – etwa ein Export aus SAP, DATEV oder einem anderen ERP. Im Importassistenten ordnen Sie die Spalten der Datei den erwarteten Feldern zu; eine passende Vorlage lässt sich direkt herunterladen. Die Datei wird vollständig geprüft, bevor etwas geschrieben wird: Passt eine Zeile nicht, wird die ganze Datei abgelehnt und jede beanstandete Zeile einzeln gemeldet – ein halb importierter Monat kann so nicht entstehen.

3. Planwerte in den Forecast übernehmen. Die Monate ab dem Cutover lesen die Forecast-Werte Ihrer Forecast-Planversion. Damit dort nicht bei null begonnen wird, kopiert ein Administrator den freigegebenen Plan einmalig in den Forecast – in der Datensatzverwaltung, mit Auswahl von Quell- und Ziel-Szenario, etwa vom freigegebenen final des Plans in das base des Forecasts. Ab diesem Punkt arbeiten Sie im Forecast unabhängig vom Plan weiter: Beide bleiben nebeneinander bestehen und lassen sich vergleichen.

4. Die Jahresreihe steht. Die Forecast-Ansicht zeigt links die importierten Ist-Werte der abgelaufenen Monate, rechts die editierbaren Forecast-Monate. Sie sehen unmittelbar, wo die tatsächliche Entwicklung vom Plan abweicht, und passen die offenen Monate gezielt an.

Die Forecast-Ansichten sind an eine aktive Forecast-Planversion gebunden: Forecast-Jahr und Cutover stammen aus ihr. Solange keine aktiv ist, blendet QuantaPlan die Forecast-Menüpunkte aus und sperrt die Ansichten, statt ein beliebiges Bezugsjahr zu unterstellen.

Typischer Anwendungsfall

Die Controllerin eines Handelsunternehmens schließt jeden Monat die Bücher und muss anschließend die Hochrechnung für das Gesamtjahr aktualisieren. Bisher hat sie die Ist-Zahlen aus SAP in die Forecast-Datei kopiert, die Summenformeln geprüft und die Abweichungskommentare manuell nachgezogen – ein halber Arbeitstag pro Monat.

Mit QuantaPlan importiert sie den monatlichen SAP-Export als CSV, setzt den Cutover einen Monat weiter und sieht die neue Jahresreihe sofort: abgelaufene Monate mit Ist-Werten, die restlichen als Forecast. Wo die Entwicklung vom Plan abweicht, passt sie gezielt die offenen Monate an – statt eine Datei neu zu verdrahten.