Sync zu Datensätzen – berechnete Abschreibungen in den Plan übernehmen

Die Abschreibungen und Investitionen müssen in die operative Finanzplanung fließen. Oft geschieht das manuell: Der Controller exportiert die Abschreibungszahlen aus dem Anlagensystem, importiert sie in die Planungstabelle, ordnet die Konten zu – zeitaufwändig und fehleranfällig. QuantaPlan bietet einen direkten Sync: Mit einem Klick werden alle berechneten Depreciation- und CapEx-Reihen in die Planungsdatensätze übertragen – die Abschreibungen auf ein von Ihnen festgelegtes Konto.

Ihre Vorteile

• Ein-Klick-Integration: Statt Export, Import und manueller Zuordnung: Ein Button pusht die berechneten Reihen direkt in den Plan. Dies reduziert Zeit und Fehlerquellen.
• Konfigurierbares Abschreibungskonto: Sie bestimmen, auf welches Konto die Abschreibungswerte landen; die CapEx-Reihe nutzt eine feste Kennzahl. Das konfigurierte Konto bleibt über Planungsrunden hinweg konsistent.
• Stale-Data-Indikator: Das System erkennt, wenn sich Anlagendaten seit dem letzten Sync verändert haben. Ein Warnhinweis zeigt, dass ein neuer Sync erforderlich ist – damit Sie nicht mit veralteten Daten planen.
• Transaktional: Der Sync ist atomar – entweder alle Reihen werden aktualisiert, oder keine. Nach einer Korrektur der Anlagendaten führen Sie den Sync einfach erneut aus.

So funktioniert es

Die Sync-Funktion finden Sie in der Depreciation Schedule oder Investment Plan. Sie aktivieren den Sync und sehen eine Übersicht der zu übernehmenden Reihen. Das System zeigt eine Vorschau: Welche Depreciation-Reihen werden geschrieben, welche CapEx-Reihen folgen?

Sie bestimmen das Abschreibungskonto – etwa Konto 6800 für „Abschreibungen Maschinen”. Die CapEx-Reihe wird unter einer festen Kennzahl geschrieben. Das System speichert das konfigurierte Abschreibungskonto, sodass Folge-Syncs automatisch dasselbe Konto verwenden.

Nach der Bestätigung schreibt das System die Reihen in die Planungsdatensätze. Ist eine Reihe bereits vorhanden (etwa von einem früheren Sync), wird sie aktualisiert. Sind die neuen Werte Null (beispielsweise nach einem Anlage-Abgang), löscht das System die Reihe aus dem Plan.

Nach dem Sync zeigt ein Status-Indikator: „Synced on 2025-03-15 14:33”. Dies dokumentiert, wann die Daten zuletzt integriert wurden.

Falls Sie anschließend noch Anlagen ändern – ein Erwerbungsdatum verschieben, eine neue Anlage hinzufügen, ein Abgangsdatum setzen – erscheint ein Warnhinweis: „Stale data: Anlageregister hat sich geändert. Neuer Sync erforderlich.” Sie müssen den Sync wiederholen, um sicherzustellen, dass die Planung mit den aktuellen Stammdaten konsistent ist.

Der Sync ist jederzeit wiederholbar. Haben Sie die Anlagen aktualisiert, führen Sie den Sync erneut aus – die Planungsreihen werden mit den neuen Berechnungen überschrieben.

Typischer Anwendungsfall

Ein Logistikunternehmen plant die Jahresbudgets für 2025. Der Controller hat alle Anlageninvestitionen (geplante Lkw, Gebäudeausstattung, IT) im Anlagenregister erfasst und die Abschreibungsmethoden konfiguriert. Jetzt muss die operative Kostenplanung angepasst werden: Die erwarteten Abschreibungen müssen auf das Konto für Betriebskosten, die geplanten CapEx-Investitionen auf das Investitionskonto.

Der Controller navigiert zur Depreciation Schedule, überprüft die berechneten monatlichen Abschreibungen – alle Zahlen sehen plausibel aus. Er klickt auf „Sync zu Datensätzen”, bestätigt das Abschreibungskonto (6800), und der Sync läuft. Wenige Sekunden später sind alle Reihen in die Finanzplanung übertragen.

Zwei Wochen später teilt die Geschäftsleitung mit, dass eine geplante Filial-Erweiterung auf 2026 verschoben wird. Der Controller passt die Anlagendaten an – drei Investitionen für diese Filiale bekommen ein Abgangsdatum im Januar 2025, da sie nicht mehr in 2025 stattfinden. Das System zeigt sofort ein „Stale data”-Warnzeichen. Der Controller führt den Sync erneut aus – die obsoleten Investitionsreihen werden aus dem Plan entfernt, die Abschreibungsreihen angepasst. Die operative Planung ist mit einem Klick aktualisiert.